Trong thời đại chuyển đổi số mạnh mẽ, chữ ký số và chữ ký điện tử đang trở thành công cụ không thể thiếu trong giao dịch của doanh nghiệp. Tuy nhiên, hai khái niệm này vẫn khiến nhiều người nhầm lẫn. Chữ ký số và chữ ký điện tử khác nhau như thế nào? Doanh nghiệp nên lựa chọn loại nào để đảm bảo an toàn và giá trị pháp lý? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, điểm giống – khác nhau, và lời khuyên nên dùng loại chữ ký nào phù hợp nhất với doanh nghiệp hiện nay.
Chữ ký điện tử là gì? Có gì khác chữ ký số?
1.1 Khái niệm chữ ký điện tử
Căn cứ khoản 1 Điều 21 Luật Giao dịch điện tử 2005, chữ ký điện tử là thông tin được tạo ra bằng phương tiện điện tử dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc hình thức khác. Chữ ký này gắn liền hoặc kết hợp một cách lô-gic với thông điệp dữ liệu và có khả năng xác nhận người ký cũng như sự đồng thuận của người ký với nội dung.
Ví dụ dễ hiểu: Một email xác nhận đơn hàng có tên và chức danh của người gửi kèm file scan chữ ký hoặc click “Chấp thuận” trên một hợp đồng online – đều có thể là hình thức của chữ ký điện tử.
1.2 Khái niệm chữ ký số
Chữ ký số được xem là một dạng đặc biệt của chữ ký điện tử, được quy định tại khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP. Nó được tạo ra bằng thuật toán mật mã không đối xứng (gồm cặp khóa bí mật và khóa công khai).
Người nhận có thể xác minh được:
- Chữ ký được tạo ra đúng từ khóa bí mật tương ứng với khóa công khai.
- Nội dung thông điệp không bị thay đổi từ thời điểm ký.
Chữ ký số có tính bảo mật cao và thường được thực hiện bằng thiết bị phần cứng như USB Token hoặc qua phần mềm có chứng thư số.
Xem thêm: Chữ ký số là gì? Phân loại, công dụng và quy định pháp lý mới nhất 2025
So sánh chữ ký số và chữ ký điện tử
| Tiêu chí | Chữ ký điện tử | Chữ ký số |
| Khái niệm | Hình thức xác thực thông tin điện tử bất kỳ | Dạng chữ ký điện tử dùng kỹ thuật mã hóa |
| Công nghệ tạo lập | Đa dạng: email, hình ảnh, mã OTP, checkbox… | Mã hóa không đối xứng, sử dụng khóa bí mật và khóa công khai |
| Cơ chế xác thực | Không bắt buộc có chứng thư số | Bắt buộc sử dụng chứng thư số |
| Giá trị pháp lý | Có nếu đáp ứng điều kiện tại Điều 22 Luật Giao dịch điện tử | Có nếu đáp ứng Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP |
| Tính bảo mật | Trung bình, tùy thuộc vào phương pháp tạo lập | Cao, khó bị giả mạo hoặc thay đổi nội dung |
| Tổ chức cung cấp dịch vụ | Không cần đăng ký hoặc có thể do doanh nghiệp tự tạo | Bắt buộc qua tổ chức chứng thực chữ ký số được cấp phép |
| Ứng dụng phổ biến | Email, ký duyệt nội bộ, phần mềm CRM, Hợp đồng online… | Hóa đơn điện tử, thuế, BHXH, khai báo hải quan… |
Tóm lại: Mọi chữ ký số đều là chữ ký điện tử, nhưng không phải chữ ký điện tử nào cũng là chữ ký số.
Điều kiện để chữ ký số và chữ ký điện tử có giá trị pháp lý
3.1 Chữ ký điện tử có giá trị pháp lý khi:
Theo Điều 22 Luật Giao dịch điện tử 2005, chữ ký điện tử được công nhận hợp pháp khi:
- Gắn với đúng người ký trong đúng ngữ cảnh sử dụng.
- Người ký kiểm soát toàn bộ quá trình ký.
- Mọi thay đổi sau khi ký đều có thể bị phát hiện.
- Được chứng thực bởi tổ chức cung cấp chữ ký điện tử (nếu có).
3.2 Chữ ký số có giá trị pháp lý khi:
Theo Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số được công nhận hợp pháp khi:
- Tạo ra trong thời hạn hiệu lực của chứng thư số.
- Được cấp bởi tổ chức chứng thực chữ ký số được cấp phép.
- Khóa bí mật chỉ do người ký kiểm soát.
- Xác minh được bằng khóa công khai ghi trong chứng thư số.
Với các giao dịch hành chính, khai thuế, hóa đơn, bảo hiểm, chữ ký số là lựa chọn bắt buộc và có giá trị tương đương chữ ký tay và con dấu.
Doanh nghiệp nên dùng chữ ký số hay chữ ký điện tử?
Trường hợp nên dùng chữ ký điện tử:
- Các doanh nghiệp nhỏ, startup ký văn bản nội bộ, hợp đồng thương mại không bắt buộc cơ quan nhà nước kiểm tra.
- Giao dịch trong hệ thống phần mềm CRM, ERP hoặc email trao đổi.
Trường hợp bắt buộc dùng chữ ký số:
- Ký hóa đơn điện tử, tờ khai thuế, BHXH, hải quan điện tử.
- Giao dịch với cơ quan Nhà nước, ngân hàng, sàn TMĐT.
Gợi ý: Doanh nghiệp nên sử dụng song song cả hai nếu có điều kiện:
- Dùng chữ ký điện tử cho giao dịch nội bộ, hợp đồng điện tử linh hoạt.
- Dùng chữ ký số cho thủ tục pháp lý, kê khai thuế, hóa đơn, bảo hiểm.
Xem thêm: Chữ ký số cho doanh nghiệp mới thành lập – lựa chọn tối ưu, đăng ký nhanh gọn
Nên lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số nào?
Hiện nay tại Việt Nam có nhiều đơn vị được cấp phép cung cấp dịch vụ chữ ký số công cộng như:
- VNPT CA
- Viettel-CA
- Bkav-CA
- FPT-CA
- NewCA…
Khi lựa chọn, doanh nghiệp nên ưu tiên các yếu tố:
- Dễ tích hợp với phần mềm kế toán, hóa đơn.
- Thời hạn linh hoạt, giá phù hợp quy mô doanh nghiệp.
- Hỗ trợ kỹ thuật nhanh, có đội ngũ tư vấn cụ thể.
Chữ ký số và chữ ký điện tử đều là công cụ thiết yếu trong quá trình chuyển đổi số, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian và minh bạch hóa quy trình ký kết, kê khai. Tùy vào nhu cầu sử dụng và yêu cầu pháp lý, doanh nghiệp có thể chọn riêng hoặc kết hợp cả hai hình thức này.
🔹 Nếu bạn cần ký các văn bản nội bộ, thương mại thông thường → Chữ ký điện tử linh hoạt, dễ sử dụng.
🔹 Nếu bạn cần kê khai thuế, nộp BHXH, hóa đơn điện tử… → Chữ ký số là lựa chọn bắt buộc và an toàn nhất.
