Trong thời đại số hóa, khi mọi giao dịch, thủ tục ngày càng được thực hiện qua mạng, chữ ký số trở thành công cụ thiết yếu giúp xác thực và bảo vệ tính pháp lý của văn bản điện tử. Tuy nhiên, nhiều cá nhân và doanh nghiệp vẫn chưa nắm rõ bản chất, phân loại và các trường hợp bắt buộc sử dụng chữ ký số theo quy định hiện hành.
Chữ ký số là gì? Căn cứ pháp lý và giá trị sử dụng
1.1 Khái niệm
Theo khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số được định nghĩa là:
“Một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
- Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
- Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”
Như vậy, chữ ký số (Token) là công cụ xác thực điện tử được mã hóa bằng hệ thống mật mã, sử dụng phổ biến trong các giao dịch số như nộp thuế, khai BHXH, hóa đơn điện tử, ký hợp đồng…
Thiết bị chữ ký số thường tồn tại dưới dạng USB Token, được bảo mật bằng mã PIN riêng cho từng người sử dụng.
1.2 Giá trị pháp lý
Căn cứ Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số được xem là hợp pháp nếu đáp ứng điều kiện:
- Văn bản có yêu cầu chữ ký sẽ được công nhận nếu được ký bằng chữ ký số và đảm bảo an toàn theo Điều 9 cùng nghị định.
- Trường hợp yêu cầu phải có đóng dấu, chữ ký số của cơ quan/tổ chức có thể thay thế con dấu nếu đáp ứng điều kiện bảo mật và chứng thực tương tự.
✅ Đây là nền tảng pháp lý giúp chữ ký số có giá trị tương đương chữ ký tay và con dấu pháp nhân trong môi trường giao dịch điện tử.
Các loại chữ ký số hiện nay
Chữ ký số không chỉ tồn tại dưới một hình thức duy nhất. Tùy theo đối tượng sử dụng và mục đích, chữ ký số được chia thành 3 loại chính như sau:
| Loại chữ ký số | Định nghĩa | Đối tượng áp dụng | Mục đích sử dụng |
| Doanh nghiệp | Có giá trị pháp lý như con dấu điện tử của công ty. | Người đại diện pháp luật, pháp nhân doanh nghiệp. | Nộp thuế, hóa đơn điện tử, khai BHXH, ký văn bản. |
| Cán bộ nhân viên doanh nghiệp | Tương đương chữ ký tay cá nhân trong doanh nghiệp. | Quản lý cấp trung, cán bộ chuyên môn có thẩm quyền. | Ký số văn bản nội bộ theo chức năng nhiệm vụ. |
| Cá nhân | Xác thực danh tính cá nhân trong giao dịch số. | Mọi cá nhân có nhu cầu giao dịch điện tử. | Ký văn bản cá nhân, hợp đồng điện tử, kê khai thuế cá nhân. |
Dù là loại nào, chữ ký số đều gắn với chứng thư số duy nhất, và có thể được kiểm tra, chứng thực thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ (CA).
Chữ ký số dùng để làm gì?
Sử dụng chữ ký số mang lại rất nhiều tiện ích, đặc biệt trong môi trường hành chính điện tử và thương mại số:
- Thay thế hoàn toàn chữ ký tay trong giao dịch điện tử: Từ hóa đơn điện tử, báo cáo thuế, hồ sơ BHXH, đến hợp đồng điện tử…
- Rút ngắn thời gian – tiết kiệm chi phí: Không cần gặp mặt, in ấn hay chuyển phát hồ sơ.
- Giao dịch từ xa, ký số di động: Theo Thông tư 16/2019/TT-BTTTT, mô hình ký số từ xa, không cần USB Token, đã được áp dụng qua App Mobile, đáp ứng yêu cầu của cá nhân, doanh nghiệp năng động.
- Bảo mật và xác thực cao: Giúp giảm rủi ro tranh chấp, vì đã ký bằng chữ ký số thì không thể phủ nhận (nguyên tắc chống chối bỏ).
Lưu ý: Theo Điều 35 Luật Giao dịch điện tử 2005, chữ ký số chỉ có hiệu lực nếu được các bên thỏa thuận chấp nhận sử dụng.
Mua ở đâu? Chi phí bao nhiêu?
Hiện nay, chữ ký số được cung cấp bởi nhiều đơn vị đã được Bộ Thông tin & Truyền thông cấp phép. Người dùng có thể liên hệ đại lý chính thức của:
- Viettel, FPT, BKAV, VINA-CA, SAFE-CA, NACENCOMM, CK-CA, NEWTEL…
Chi phí sử dụng chữ ký số (tham khảo năm 2025):
| Gói dịch vụ | Thời hạn | Giá tham khảo |
| Gói phổ thông | 1 năm | 1.800.000 – 2.500.000 VNĐ |
| Gói dài hạn | 2–3 năm | Từ 3.000.000 – 5.000.000 VNĐ |
Chi phí này bao gồm USB Token + phần mềm cài đặt + phí duy trì hệ thống CA + hỗ trợ kỹ thuật.
Doanh nghiệp có bắt buộc dùng chữ ký số không?
Câu trả lời là không bắt buộc với tất cả doanh nghiệp, nhưng bắt buộc trong một số trường hợp pháp lý cụ thể.
Theo khoản 3 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020:
“Tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký qua mạng.”
Tuy nhiên, một số tình huống sau đây thì bắt buộc phải sử dụng:
| Trường hợp sử dụng | Căn cứ pháp lý |
| Hóa đơn điện tử | Điểm e khoản 1 Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC |
| Giao dịch kê khai, nộp thuế điện tử | Khoản 10 Điều 17 Luật Quản lý thuế 2019 |
| Sử dụng hóa đơn điện tử có chữ ký số | Khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP |
Như vậy, mọi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, kê khai thuế, BHXH… đều cần chữ ký số hợp lệ để giao dịch với cơ quan nhà nước.
Với giá trị pháp lý vững chắc, tính bảo mật cao và khả năng rút ngắn thủ tục, chữ ký số chính là công cụ thiết yếu để doanh nghiệp, cá nhân hòa nhập vào môi trường giao dịch điện tử hiện đại.
Để tránh rủi ro pháp lý, tranh chấp hợp đồng hoặc bị từ chối giao dịch, doanh nghiệp nên chủ động trang bị chữ ký số hợp lệ từ nhà cung cấp uy tín.
