Cuối năm luôn là thời điểm khiến nhiều doanh nghiệp “đứng ngồi không yên” bởi khối lượng công việc, sổ sách kế toán phải xử lý. Không chỉ phải hoàn thiện báo cáo tài chính, doanh nghiệp còn phải thực hiện đúng quy trình kiểm tra sổ sách kế toán cuối năm để tránh sai sót, thất thoát và đặc biệt là rủi ro khi cơ quan thuế thanh tra. Nếu bỏ sót hoặc làm sai quy định, doanh nghiệp có thể bị xử phạt, mất uy tín và thiệt hại tài chính đáng kể. Hãy cùng Luật An Khang tìm hiểu quy trình chuẩn và những lưu ý quan trọng để đảm bảo an toàn pháp lý và tối ưu công tác kế toán.

Kiểm tra sổ sách kế toán cuối năm gồm những gì?

Theo Điều 26 Luật Kế toán 2015, mọi doanh nghiệp phải ghi chép, lưu giữ sổ sách kế toán và lập báo cáo tài chính. Đến cuối năm, toàn bộ sổ sách, chứng từ cần được rà soát để đảm bảo tính chính xác.

Những đầu mục cần kiểm tra bao gồm:

• Sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng.

• Sổ chi tiết công nợ (phải thu, phải trả).

• Hóa đơn đầu vào – đầu ra.

• Bảng lương, chứng từ liên quan đến bảo hiểm xã hội.

• Báo cáo thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân.

Ví dụ: Một công ty thương mại nhỏ khi kiểm tra cuối năm phát hiện sổ công nợ chưa đối chiếu với khách hàng, dẫn đến số liệu trên báo cáo tài chính không khớp. Nếu không rà soát, doanh nghiệp có thể bị loại chi phí khi quyết toán thuế.

Xem thêm: Hướng dẫn lập sổ sách kế toán doanh nghiệp nhỏ

Cách kiểm tra sổ sách kế toán cuối năm đúng quy định

Điều 24 Luật Kế toán 2015 quy định: mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được ghi chép kịp thời, đầy đủ, ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai. Do đó, quy trình kiểm tra cần tuân thủ:

• Đối chiếu số dư đầu kỳ và cuối kỳ: đảm bảo khớp với báo cáo đã nộp cơ quan thuế.

• Kiểm tra chứng từ kế toán: theo Điều 16 Luật Kế toán 2015, chứng từ phải đầy đủ nội dung bắt buộc (ngày tháng, chữ ký, số tiền…).

• Đối chiếu công nợ: gửi xác nhận công nợ với khách hàng, nhà cung cấp.

• Kiểm tra bảng lương và bảo hiểm: đối chiếu với tờ khai thuế TNCN, BHXH.

Ví dụ: Nếu doanh nghiệp khai chi phí lương 2 tỷ đồng/năm nhưng không có bảng chấm công, hợp đồng lao động, thì khoản này có thể bị loại khi cơ quan thuế thanh tra.

Danh mục hồ sơ kế toán cần chuẩn bị trước khi quyết toán thuế

Trước khi nộp báo cáo tài chính và quyết toán thuế, doanh nghiệp cần hoàn thiện checklist hồ sơ kế toán theo quy định tại Thông tư 132/2018/TT-BTC (áp dụng cho doanh nghiệp siêu nhỏ).

Danh mục bao gồm:

• Sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng.

• Hóa đơn GTGT đầu vào – đầu ra.

• Hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý.

• Bảng lương, chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

• Báo cáo thuế GTGT theo quý/năm.

• Báo cáo tài chính năm.

Ví dụ: Một doanh nghiệp xây dựng nhỏ khi chuẩn bị quyết toán phải tập hợp đầy đủ hợp đồng xây dựng, biên bản nghiệm thu, hóa đơn vật liệu, nếu không sẽ khó chứng minh chi phí hợp lệ.

Xem thêm: Dịch vụ quyết toán thuế doanh nghiệp

Sai sót thường gặp khi kiểm tra sổ sách cuối năm và cách khắc phục

Trong thực tiễn, có nhiều lỗi phổ biến:

• Sổ quỹ tiền mặt âm: Do ghi chi nhiều hơn thu. Theo Điều 9 Nghị định 41/2018/NĐ-CP, hành vi ghi sai sổ sách có thể bị phạt từ 01–10 triệu đồng.

• Hóa đơn bỏ sót: Không kê khai hóa đơn đầu vào hoặc đầu ra, dẫn đến sai số liệu báo cáo thuế.

• Sai sót công nợ: Không đối chiếu công nợ, dẫn đến số liệu không khớp với khách hàng.

• Chi phí không hợp lệ: Không có chứng từ đầy đủ (hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán).

Ví dụ: Một doanh nghiệp dịch vụ ăn uống kê khai chi phí nguyên liệu mua ngoài chợ nhưng không có hóa đơn hợp lệ. Khi quyết toán, cơ quan thuế loại toàn bộ chi phí, làm tăng thuế TNDN phải nộp.

Cách khắc phục:

• Đối chiếu số liệu định kỳ hàng quý, không để dồn cuối năm.

• Sử dụng phần mềm kế toán để hạn chế sai sót.

• Lưu trữ đầy đủ chứng từ gốc và hợp đồng.

Quy định pháp luật liên quan đến kiểm tra sổ sách kế toán cuối năm

Các văn bản quan trọng hiện hành:

• Luật Kế toán 2015: quy định nguyên tắc lập và kiểm tra sổ sách.
• Nghị định 41/2018/NĐ-CP: xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập.
• Luật Quản lý thuế 2019: quy định trách nhiệm cung cấp hồ sơ khi cơ quan thuế kiểm tra.
• Thông tư 132/2018/TT-BTC: chế độ kế toán đơn giản cho doanh nghiệp siêu nhỏ. 
• Thông tư 05/2019/TT-BTC hướng dẫn kế toán áp dụng cho tổ chức tài chính vi mô. 
• Thông tư 24/2024/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp. 

Doanh nghiệp nhỏ có nên tự kiểm tra hay thuê dịch vụ kế toán?

Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ thắc mắc: nên tự kiểm tra sổ sách kế toán cuối năm hay thuê dịch vụ?

• Tự kiểm tra: Tiết kiệm chi phí nhưng dễ sai sót nếu kế toán thiếu kinh nghiệm.

• Thuê dịch vụ kế toán: Chi phí dao động từ 2–5 triệu đồng/năm (theo khảo sát thị trường 2025), nhưng đảm bảo an toàn pháp lý và hỗ trợ quyết toán thuế.

Ví dụ: Một doanh nghiệp khởi nghiệp công nghệ chỉ có 5 nhân sự, thường thuê dịch vụ kiểm tra sổ sách cuối năm để yên tâm trước khi nộp báo cáo thuế.

Thời gian và quy trình chuẩn bị kiểm tra sổ sách cuối năm

Doanh nghiệp nên bắt đầu quy trình từ đầu quý IV để tránh gấp rút:

• Tháng 10–11: Đối chiếu công nợ, kiểm tra hóa đơn, rà soát sổ quỹ.

• Tháng 12: Hoàn thiện chứng từ, bảng lương, khấu hao tài sản cố định.

• Đầu tháng 1 năm sau: Lập báo cáo tài chính, chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế.

Ví dụ: Nếu doanh nghiệp đợi đến tháng 3 mới kiểm tra thì sẽ không kịp bổ sung hóa đơn hay chứng từ thiếu, dẫn đến bị phạt.

Kết luận

Qua bài viết, có thể thấy quy trình kiểm tra sổ sách kế toán cuối năm là bước quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch tài chính, tránh sai sót và rủi ro pháp lý. Các bước từ kiểm tra chứng từ, đối chiếu công nợ đến lập báo cáo tài chính đều cần thực hiện theo đúng quy định Luật Kế toán 2015 và các văn bản liên quan. Nếu doanh nghiệp chưa có đội ngũ kế toán chuyên nghiệp, việc thuê dịch vụ kiểm tra sổ sách cuối năm là giải pháp an toàn và tiết kiệm.

Để được hỗ trợ chi tiết và tránh rủi ro khi quyết toán thuế, hãy liên hệ ngay Luật và Kế toán An Khang qua hotline 0936 149 833 để được tư vấn miễn phí và cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói, uy tín.