Trong hoạt động kinh doanh, việc phát sinh sai sót trên hóa đơn điện tử là điều khó tránh khỏi. Một sai sót nhỏ về số lượng, đơn giá, thuế suất hay thậm chí cả thông tin người mua có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý nghiêm trọng, gây ảnh hưởng đến việc kê khai thuế và các giao dịch của doanh nghiệp. Để giải quyết vấn đề này, pháp luật đã có những quy định rõ ràng về hóa đơn điện tử điều chỉnh.
Tuy nhiên, việc lập hóa đơn điều chỉnh không đơn giản. Nhiều doanh nghiệp, kế toán viên vẫn còn băn khoăn về cách thức thực hiện, khi nào thì dùng hóa đơn điều chỉnh và khi nào thì phải dùng hóa đơn thay thế. Bài viết này sẽ cung cấp một cái nhìn toàn diện về hóa đơn điện tử điều chỉnh, giúp bạn nắm vững quy định, quy trình và các lưu ý quan trọng để xử lý mọi sai sót một cách chính xác và hợp pháp.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh là gì và khi nào cần sử dụng?
Hóa đơn điện tử điều chỉnh là một loại hóa đơn được lập ra để ghi nhận sự thay đổi (tăng, giảm) các thông tin về giá trị, số lượng, thuế suất hoặc tiền thuế của một hóa đơn đã được lập trước đó. Loại hóa đơn này được sử dụng khi cả bên bán và bên mua đều đã nhận được hóa đơn và đã thực hiện khai báo thuế, nhưng sau đó phát hiện có sai sót.
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử điều chỉnh được sử dụng trong các trường hợp sau:
- Sai sót về số lượng hàng hóa, dịch vụ: Ghi thừa hoặc thiếu số lượng thực tế đã bán.
- Sai sót về đơn giá, thành tiền: Đơn giá, thành tiền trên hóa đơn không khớp với thỏa thuận ban đầu.
- Sai sót về thuế suất, tiền thuế: Áp dụng sai mức thuế suất, dẫn đến sai tiền thuế.
- Sai sót về thông tin: Sai tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua nhưng không ảnh hưởng đến mã số thuế và các yếu tố còn lại.
Lưu ý quan trọng: Hóa đơn điều chỉnh chỉ được sử dụng cho các sai sót liên quan đến giá trị, số lượng hoặc thuế. Nó không làm hủy bỏ hay thay thế hóa đơn gốc mà chỉ bổ sung thêm thông tin về sự thay đổi.
Xem thêm: Lợi ích khi sử dụng hoá đơn điện tử
Phân biệt hóa đơn điện tử điều chỉnh và hóa đơn điện tử thay thế
Đây là một trong những điểm gây nhầm lẫn lớn nhất cho các doanh nghiệp. Mặc dù cả hai đều được dùng để xử lý sai sót, nhưng chúng có bản chất và cách thức thực hiện hoàn toàn khác nhau.
| Tiêu chí | Hóa đơn điện tử điều chỉnh | Hóa đơn điện tử thay thế |
| Bản chất | Là một hóa đơn mới, độc lập, nhưng có giá trị pháp lý gắn liền với hóa đơn gốc để điều chỉnh giá trị. | Là một hóa đơn mới, được lập để thay thế và làm mất hiệu lực hóa đơn gốc. |
| Loại sai sót | Sai sót về giá trị hàng hóa (số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền thuế). | Sai sót nghiêm trọng về thông tin bắt buộc, dẫn đến hóa đơn gốc không có giá trị (sai mã số thuế, sai tên/địa chỉ người mua, sai tên/địa chỉ người bán). |
| Quy trình | Không hủy hóa đơn gốc. Hóa đơn điều chỉnh chỉ ghi nhận sự tăng/giảm. | Hóa đơn gốc bị hủy bỏ. Hóa đơn thay thế mang toàn bộ nội dung đúng. |
| Đặc điểm | Có thể điều chỉnh tăng hoặc giảm. Nội dung hóa đơn điều chỉnh chỉ ghi phần chênh lệch. | Ghi lại toàn bộ nội dung đúng đắn của hóa đơn gốc. |
| Mục đích | Sửa sai về mặt giá trị. | Hủy bỏ hóa đơn sai và thay bằng hóa đơn đúng. |
Ví dụ:
- Dùng hóa đơn điều chỉnh: Hóa đơn gốc ghi bán 10 sản phẩm. Sau đó phát hiện chỉ bán 8. Bạn sẽ lập hóa đơn điện tử điều chỉnh để điều chỉnh giảm 2 sản phẩm.
- Dùng hóa đơn thay thế: Hóa đơn gốc bị sai mã số thuế của người mua. Bạn phải lập hóa đơn thay thế để ghi lại toàn bộ nội dung, và hóa đơn gốc sẽ bị hủy.
Quy trình lập và phát hành hóa đơn điện tử điều chỉnh
Việc lập hóa đơn điện tử điều chỉnh phải tuân thủ một quy trình chặt chẽ để đảm bảo tính hợp pháp.
Xác định sai sót và thống nhất với bên mua
Khi phát hiện sai sót, bên bán phải thông báo ngay cho bên mua để cùng rà soát và xác định lỗi. Cả hai bên cần thống nhất về nội dung cần điều chỉnh. Đây là bước quan trọng để tránh tranh chấp sau này.
Lập văn bản thỏa thuận (không bắt buộc nhưng nên làm)
Trong trường hợp sai sót về giá trị hàng hóa, dịch vụ, hai bên nên lập một văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót và phương án xử lý. Văn bản này sẽ là căn cứ để bên bán lập hóa đơn điều chỉnh và là bằng chứng pháp lý khi cần thiết.
Lập và phát hành hóa đơn điều chỉnh
- Thông tin trên hóa đơn: Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… ngày… tháng… năm…”.
- Nội dung điều chỉnh:
- Điều chỉnh tăng: Ghi số tiền, số lượng dương (có dấu “+”).
- Điều chỉnh giảm: Ghi số tiền, số lượng âm (có dấu “-“).
- Gửi hóa đơn: Hóa đơn sau khi được lập phải được gửi cho bên mua theo đúng quy định.
Xử lý trên hệ thống và kê khai thuế
Hóa đơn điều chỉnh sẽ được hệ thống phần mềm kế toán tự động ghi nhận và ảnh hưởng đến việc kê khai thuế GTGT và thuế TNDN. Giá trị điều chỉnh sẽ được cộng hoặc trừ vào các chỉ tiêu tương ứng trên tờ khai thuế của kỳ phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
Xem thêm: Đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử
Các trường hợp đặc biệt và những lưu ý quan trọng
- Điều chỉnh cho nhiều hóa đơn: Một hóa đơn điều chỉnh có thể điều chỉnh cho nhiều hóa đơn gốc nếu các hóa đơn đó có cùng sai sót.
- Sai sót thông tin không liên quan đến giá trị: Nếu sai sót chỉ là tên người mua, địa chỉ mà không sai mã số thuế, không cần lập hóa đơn điều chỉnh hay thay thế. Chỉ cần thông báo cho người mua.
- Hóa đơn đã kê khai thuế: Việc lập hóa đơn điện tử điều chỉnh vẫn phải được thực hiện kể cả khi hóa đơn gốc đã được kê khai. Doanh nghiệp sẽ kê khai điều chỉnh bổ sung cho tờ khai thuế của kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh.
Xem thêm: Mẫu hoá đơn điện tử hợp lệ
Kết luận
Việc sử dụng hóa đơn điện tử điều chỉnh là một nghiệp vụ kế toán quan trọng, đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật. Việc nắm vững các trường hợp áp dụng, quy trình thực hiện và phân biệt rõ ràng với hóa đơn thay thế sẽ giúp doanh nghiệp chủ động xử lý mọi sai sót, tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có.
Nếu bạn đang băn khoăn về quy trình lập hóa đơn điều chỉnh hay cần tư vấn chuyên sâu về các vấn đề hóa đơn, thuế, đừng ngần ngại tìm đến Kế toán và Luật An Khang. Chúng tôi cam kết sẽ giúp bạn giải quyết mọi vướng mắc, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Hotline: 0936 149 833
