Trong quá trình xây dựng thương hiệu, việc bảo vệ nhãn hiệu là yếu tố sống còn với bất kỳ cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu, bạn bắt buộc phải chuẩn bị hồ sơ đăng ký bảo hộ nhãn hiệu đúng và đầy đủ theo quy định của pháp luật Việt Nam. Vậy hồ sơ gồm những gì? Ai có quyền nộp? Thủ tục thực hiện ra sao? Bài viết sau đây của Luật An Khang sẽ giải đáp toàn diện – chính xác – cập nhật mới nhất năm 2025.
Hồ sơ đăng ký bảo hộ nhãn hiệu bao gồm những gì?
Theo hướng dẫn chính thức từ Cục Sở hữu trí tuệ, căn cứ theo Nghị định 65/2023/NĐ-CP, một bộ hồ sơ đăng ký bảo hộ nhãn hiệu thông thường bao gồm:
1.1. Đối với nhãn hiệu thông thường:
- 02 Tờ khai đăng ký nhãn hiệu (Mẫu số 08 – Phụ lục I ban hành kèm Nghị định 65/2023/NĐ-CP);
- 05 mẫu nhãn hiệu (kích thước 80mm x 80mm), in trên giấy trắng;
- 01 bản sao chứng từ nộp phí, lệ phí (nộp tại ngân hàng hoặc online);
- 01 Giấy ủy quyền (nếu nộp thông qua đại diện sở hữu công nghiệp – ví dụ Luật An Khang);
- 01 tài liệu chứng minh quyền đăng ký, nếu người nộp đơn là người được thụ hưởng quyền từ người khác;
- 01 tài liệu chứng minh quyền ưu tiên, nếu yêu cầu hưởng quyền ưu tiên theo điều ước quốc tế.
1.2. Đối với nhãn hiệu tập thể hoặc nhãn hiệu chứng nhận:
Ngoài những tài liệu cơ bản nêu trên, cần bổ sung thêm:
- 01 Quy chế sử dụng nhãn hiệu tập thể/nhãn hiệu chứng nhận;
- 01 bản thuyết minh về tính chất, chất lượng đặc trưng hoặc đặc thù của sản phẩm;
- 01 bản đồ khu vực địa lý (nếu là nhãn hiệu chứng nhận nguồn gốc địa lý);
- 01 văn bản của UBND tỉnh/thành phố trực thuộc TW cho phép sử dụng địa danh trong nhãn hiệu.
Lưu ý: Tài liệu cần được trình bày bằng tiếng Việt, rõ ràng, không tẩy xóa, chỉnh sửa và có thể bổ sung thêm bản dịch nếu sử dụng ngôn ngữ nước ngoài.
Thủ tục nộp đơn đăng ký nhãn hiệu theo hình thức giấy
Cá nhân, tổ chức có thể thực hiện việc đăng ký nhãn hiệu thông qua hình thức nộp đơn giấy tại các địa chỉ do Cục Sở hữu trí tuệ công bố. Theo hướng dẫn mới nhất:
Hình thức nộp hồ sơ:
- Nộp trực tiếp tại:
- Trụ sở chính: 386 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội
- Văn phòng đại diện tại TP.HCM: 31 Hàn Thuyên, Bến Nghé, Quận 1
- Văn phòng đại diện tại Đà Nẵng: Tầng 3, 135 Minh Mạng, Ngũ Hành Sơn
- Gửi qua bưu điện tới một trong các địa chỉ nêu trên.
Các bước thực hiện:
- Bước 1: Tra cứu nhãn hiệu
- Mục tiêu: Kiểm tra tính trùng hoặc tương tự với nhãn hiệu đã đăng ký.
- Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ theo hướng dẫn mục 1.
- Bước 3: Nộp phí, lệ phí và hồ sơ tại Cục SHTT hoặc qua bưu điện.
- Bước 4: Chờ kết quả thẩm định hình thức (trong 1 tháng).
- Bước 5: Công bố đơn hợp lệ trên Công báo sở hữu công nghiệp (sau 2 tháng).
- Bước 6: Thẩm định nội dung (trong 9 tháng).
- Bước 7: Nhận thông báo dự định cấp văn bằng – thực hiện nộp lệ phí cấp văn bằng.
- Bước 8: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu.
Tổng thời gian xử lý đơn có thể kéo dài 12–18 tháng tùy vào tính hợp lệ và lượng đơn đang chờ xử lý tại Cục SHTT.
Ai có quyền đăng ký nhãn hiệu? – Căn cứ pháp lý rõ ràng
Căn cứ tại Điều 87 Luật Sở hữu trí tuệ 2005, sửa đổi bởi Luật sửa đổi 2009 và Luật số 07/2022/QH15:
Các chủ thể có quyền đăng ký bao gồm:
- Cá nhân, tổ chức sản xuất hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ;
- Thương nhân: Có quyền đăng ký nhãn hiệu cho sản phẩm của mình (dù do người khác sản xuất), nếu người sản xuất không phản đối;
- Tổ chức tập thể: Được quyền đăng ký nhãn hiệu tập thể cho thành viên sử dụng;
- Tổ chức chứng nhận: Được đăng ký nhãn hiệu chứng nhận nếu không tham gia sản xuất kinh doanh;
- Đồng chủ sở hữu: Hai hoặc nhiều người cùng đăng ký một nhãn hiệu nếu cùng khai thác hợp pháp mà không gây nhầm lẫn cho người tiêu dùng.
Ví dụ thực tiễn: Một hợp tác xã nông nghiệp có thể đăng ký nhãn hiệu tập thể cho sản phẩm gạo của các thành viên. Nếu sản phẩm có nguồn gốc địa lý đặc thù, thì cần thêm xác nhận từ UBND cấp tỉnh.
Những lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ đăng ký bảo hộ nhãn hiệu
Để tăng khả năng được cấp văn bằng, doanh nghiệp cần ghi nhớ:
- Không sử dụng nhãn hiệu trùng/tương tự gây nhầm lẫn với nhãn hiệu đã đăng ký;
- Không vi phạm quy định về quốc kỳ, quốc huy, biểu tượng nhà nước, từ ngữ gây phản cảm;
- Nếu là nhãn hiệu có yếu tố địa danh, sản vật địa phương, bắt buộc phải có văn bản chấp thuận từ UBND tỉnh;
- Tra cứu nhãn hiệu trước khi nộp để tránh mất thời gian, chi phí;
- Nộp đủ phí theo Thông tư số 263/2016/TT-BTC và các quy định cập nhật mới.
Hãy hành động sớm để bảo vệ tài sản thương hiệu
Hồ sơ đăng ký bảo hộ nhãn hiệu là bước khởi đầu không thể thiếu trong chiến lược xây dựng thương hiệu bền vững. Một khi được bảo hộ, nhãn hiệu không chỉ có giá trị pháp lý mà còn là tài sản vô hình quan trọng giúp doanh nghiệp định vị trên thị trường, tăng niềm tin khách hàng và bảo vệ khỏi các hành vi xâm phạm.
Nếu bạn cần hỗ trợ đăng ký nhãn hiệu nhanh chóng – chính xác – tiết kiệm chi phí, hãy liên hệ với Luật An Khang.
