Từ 01/7/2025, các thủ tục và thành phần hồ sơ khi đăng ký thành lập công ty TNHH MTV sẽ được áp dụng theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, Thông tư 68/2025/TT-BTC và các văn bản hướng dẫn mới nhất. Sự thay đổi này hướng đến việc chuẩn hóa biểu mẫu, đơn giản hóa quy trình và hỗ trợ mạnh mẽ hình thức đăng ký trực tuyến. Vậy hồ sơ thành lập công ty TNHH một thành viên hiện nay gồm những gì? Câu trả lời sẽ được phân tích chi tiết ngay sau đây.
Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp
Đây là tài liệu bắt buộc thể hiện thông tin tổng quan của doanh nghiệp đăng ký thành lập, gồm:
- Tên công ty (đầy đủ và viết tắt).
- Địa chỉ trụ sở chính.
- Ngành, nghề kinh doanh.
- Vốn điều lệ.
- Thông tin chủ sở hữu.
- Thông tin người đại diện theo pháp luật.
Biểu mẫu áp dụng: Mẫu số 2 – Phụ lục I ban hành kèm Thông tư 68/2025/TT-BTC.
Lưu ý: Các thông tin trong giấy đề nghị phải trùng khớp hoàn toàn với thông tin trên Điều lệ và giấy tờ pháp lý kèm theo.
Điều lệ công ty
Điều lệ công ty là văn bản quan trọng, giống như “bộ luật riêng” điều chỉnh hoạt động nội bộ của doanh nghiệp. Nội dung điều lệ thường gồm:
- Cơ cấu tổ chức quản lý công ty.
- Quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu.
- Thẩm quyền, nhiệm vụ của người đại diện theo pháp luật.
- Nguyên tắc phân chia lợi nhuận, xử lý thua lỗ.
- Các quy định khác phù hợp với Luật Doanh nghiệp 2020.
Điều lệ phải có chữ ký của chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật.
Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi (nếu có)
Danh sách này được lập trong trường hợp công ty TNHH một thành viên có cá nhân hoặc tổ chức được hưởng lợi từ hoạt động kinh doanh của công ty nhưng không trực tiếp đứng tên trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Đây có thể là người hoặc tổ chức nắm giữ quyền kiểm soát, quyền hưởng lợi tài chính hoặc quyền chi phối các quyết định quan trọng của công ty thông qua các thỏa thuận, hợp đồng hoặc hình thức sở hữu gián tiếp.
Mục đích của việc lập danh sách chủ sở hữu hưởng lợi là để tăng tính minh bạch trong quản trị doanh nghiệp, phòng ngừa rửa tiền, tài trợ khủng bố và các hành vi vi phạm pháp luật khác. Danh sách này cần ghi rõ: họ tên hoặc tên tổ chức, quốc tịch, địa chỉ liên hệ, tỷ lệ và hình thức hưởng lợi, cùng các thông tin định danh hợp pháp khác.
Biểu mẫu áp dụng: Mẫu số 10 – Phụ lục I Thông tư 68/2025/TT-BTC, được nộp kèm trong bộ hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp. Việc khai báo không trung thực hoặc bỏ sót chủ sở hữu hưởng lợi có thể dẫn tới việc bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm pháp lý theo quy định hiện hành.
Bản sao giấy tờ pháp lý
Tùy vào loại chủ sở hữu, hồ sơ cần có các giấy tờ pháp lý tương ứng:
- Chủ sở hữu là cá nhân: Bản sao Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực.
- Chủ sở hữu là tổ chức: Giấy tờ pháp lý của tổ chức; văn bản cử người đại diện theo ủy quyền; giấy tờ pháp lý của người đại diện theo ủy quyền.
- Chủ sở hữu là tổ chức nước ngoài: Giấy tờ pháp lý phải được hợp pháp hóa lãnh sự.
Lưu ý: Trường hợp chủ sở hữu hoặc người đại diện đã kê khai số định danh cá nhân theo khoản 1 Điều 11 Nghị định 168/2025/NĐ-CP thì không cần nộp bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đó.
Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (nếu có)
Đối với trường hợp chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên là nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài, nếu thuộc diện phải thực hiện thủ tục đăng ký đầu tư theo quy định tại Luật Đầu tư 2020 và các văn bản hướng dẫn, thì bắt buộc phải nộp kèm Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư trong hồ sơ thành lập doanh nghiệp.
Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư là văn bản pháp lý do cơ quan có thẩm quyền cấp, xác nhận thông tin về dự án đầu tư, bao gồm: mục tiêu, quy mô, địa điểm, vốn đầu tư và thời hạn thực hiện dự án. Đây là điều kiện tiên quyết để nhà đầu tư nước ngoài được phép góp vốn, thành lập và sở hữu công ty tại Việt Nam.
Việc không có giấy tờ này (trong trường hợp pháp luật yêu cầu) sẽ dẫn đến việc hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung, kéo dài thời gian xử lý. Do đó, trước khi tiến hành nộp hồ sơ, nhà đầu tư cần kiểm tra kỹ điều kiện ngành nghề và tỷ lệ sở hữu vốn để xác định có phải thực hiện thủ tục đăng ký đầu tư hay không.
Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty TNHH một thành viên
Để tránh bị trả hồ sơ, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Chuẩn bị đầy đủ và đúng biểu mẫu mới nhất.
- Thông tin trong hồ sơ phải thống nhất tuyệt đối.
- Với giấy tờ nước ngoài, thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự trước khi nộp.
- Nếu nộp hồ sơ trực tuyến, cần đảm bảo chữ ký số còn hiệu lực và hệ thống mạng ổn định.
Trên đây là hướng dẫn chi tiết về hồ sơ thành lập công ty TNHH một thành viên theo quy định mới nhất từ ngày 01/7/2025. Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác hồ sơ không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo quá trình đăng ký diễn ra thuận lợi.
