Hồ Sơ Báo Cáo Thuế Gồm Những Gì? Quy Định, Thành Phần Và Hướng Dẫn Doanh Nghiệp (2025)

Trong bối cảnh chính sách thuế ngày càng chặt chẽ, việc lập hồ sơ báo cáo thuế đầy đủ, đúng hạn giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro về phạt chậm nộp, sai sót hay bị truy thu. Tuy nhiên, nhiều chủ doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ, vẫn còn băn khoăn báo cáo thuế cần những giấy tờ gì, hồ sơ khai thuế doanh nghiệp gồm những gì, thủ tục lập hồ sơ báo cáo thuế ra sao. 

Nếu bạn cũng đang lo lắng về vấn đề này, hãy cùng Luật và Kế toán An Khang  phân tích chi tiết trong bài viết dưới đây! Kèm quy định về hồ sơ báo cáo thuế mới nhất theo pháp luật Việt Nam năm 2025.

Khái niệm và căn cứ pháp lý về hồ sơ báo cáo thuế

Theo Điều 43 Luật Quản lý Thuế 2019 (số 38/2019/QH14, hợp nhất 2025), hồ sơ khai thuế là toàn bộ tờ khai thuế và các tài liệu, chứng từ liên quan mà người nộp thuế phải nộp cho cơ quan thuế để xác định nghĩa vụ thuế.

Cụ thể:

• Theo tháng/quý → hồ sơ là tờ khai thuế tháng/quý theo mẫu.
• Theo năm → hồ sơ gồm tờ khai thuế năm, báo cáo tài chính năm, tờ khai quyết toán thuế và các phụ lục kèm theo.
• Theo từng lần phát sinh → hồ sơ gồm tờ khai thuế, hóa đơn, hợp đồng, chứng từ liên quan đến nghĩa vụ thuế phát sinh.

Căn cứ pháp lý quan trọng:

• Luật Quản lý Thuế 2019 (sửa đổi, hợp nhất 2025).
• Thông tư 80/2021/TT-BTC, được sửa đổi bởi Thông tư 40/2025/TT-BTC, hướng dẫn về hồ sơ khai thuế, nộp thuế.
• Luật Thuế GTGT 2024 (có hiệu lực từ 01/07/2025).
• Luật Thuế TNDN sửa đổi 2025 (có hiệu lực từ 01/10/2025).
• Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế.

Như vậy, hồ sơ báo cáo thuế không chỉ là nghĩa vụ kê khai mà còn là căn cứ để cơ quan thuế kiểm tra, đánh giá mức độ tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp.

Thành phần hồ sơ báo cáo thuế

Một trong những thắc mắc lớn nhất của doanh nghiệp chính là thành phần hồ sơ báo cáo thuế gồm những gì. Căn cứ Điều 7 – Điều 11 Thông tư 80/2021/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 40/2025/TT-BTC), thành phần cụ thể như sau:

2.1 Tờ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT)

• Doanh nghiệp kê khai theo tháng hoặc quý tùy doanh thu (Điều 9, Luật Quản lý Thuế 2019).
• Hồ sơ gồm: Tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT, bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ.
• Cập nhật: Theo Luật GTGT 2024 (hiệu lực 01/07/2025), tờ khai có thay đổi về mức thuế suất và đối tượng không chịu thuế.

2.2 Tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

• Quy định tại Điều 17, Luật Thuế TNDN 2008, sửa đổi năm 2025.
• Hồ sơ gồm: Tờ khai tạm tính quý, quyết toán năm, phụ lục chuyển lỗ, ưu đãi thuế.

2.3 Tờ khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

• Hồ sơ khai thuế theo tháng hoặc quý nếu có khấu trừ tại nguồn.
• Căn cứ: Thông tư 86/2024/TT-BTC về mã số thuế cá nhân, quy định rõ trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc khấu trừ và khai thay.

2.4 Báo cáo tài chính năm

• Theo Điều 99 Luật Quản lý Thuế 2019, báo cáo tài chính phải nộp kèm hồ sơ quyết toán thuế TNDN.
• Gồm: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính.

2.5 Các loại thuế khác (nếu có)

• Thuế môn bài: Tờ khai lệ phí môn bài (nộp 1 lần đầu năm).
• Thuế xuất nhập khẩu: Theo tờ khai hải quan.

Như vậy, có thể thấy hồ sơ khai thuế doanh nghiệp gồm nhiều thành phần, không chỉ đơn giản là vài tờ khai, mà còn phải đính kèm chứng từ và báo cáo tài chính đầy đủ.

Thủ tục lập hồ sơ báo cáo thuế

Doanh nghiệp thường gặp khó khăn ở khâu lập và nộp hồ sơ. Căn cứ Điều 42 đến Điều 44 Luật Quản lý Thuế 2019, thủ tục lập hồ sơ báo cáo thuế bao gồm 4 bước:

3.1 Chuẩn bị tài liệu

• Hóa đơn, chứng từ, bảng lương, hợp đồng.
• Tập hợp đầy đủ để tránh thiếu sót.

3.2 Lập tờ khai theo mẫu

• Sử dụng phần mềm HTKK của Tổng cục Thuế hoặc các phần mềm tích hợp.
• Kiểm tra kỹ thông tin mã số thuế, kỳ tính thuế, chỉ tiêu kê khai.

3.3 Ký số và nộp điện tử

• Theo Khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn, chứng từ và tờ khai hiện nay bắt buộc nộp qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

3.4 Nhận thông báo tiếp nhận và phản hồi của cơ quan thuế

• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp phải bổ sung trong vòng 02 ngày làm việc (Điều 46 Luật Quản lý Thuế 2019).

Việc thực hiện đúng thủ tục lập hồ sơ báo cáo thuế không chỉ giúp doanh nghiệp an toàn pháp lý mà còn thể hiện tính minh bạch trong quản trị.

>>> Xem thêm: Cách Chuẩn Bị Số Liệu Kế Toán Để Báo Cáo Thuế Chính Xác

Thời hạn nộp hồ sơ báo cáo thuế

Theo Điều 44 Luật Quản lý Thuế 2019, thời hạn nộp hồ sơ được quy định rõ:

• Theo tháng: Chậm nhất ngày 20 của tháng tiếp theo.
• Theo quý: Chậm nhất ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo.
• Theo năm: Chậm nhất ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm tài chính..

Luật Quản lý Thuế hợp nhất 2025 vẫn giữ nguyên mốc thời gian này, tuy nhiên Thông tư 40/2025/TT-BTC có bổ sung hướng dẫn cụ thể về trường hợp doanh nghiệp chuyển đổi kỳ tính thuế hoặc sáp nhập.

Sai sót thường gặp và mức xử phạt

Doanh nghiệp thường mắc các lỗi:

• Kê khai sai chỉ tiêu.
• Nộp hồ sơ muộn.
• Thiếu chứng từ kèm theo.

Căn cứị định 125/20 Ngh20, mức xử phạt:

• 01-05 ngày: Phạt cảnh cáo và có tình tiết giảm nhẹ
• 01–30 ngày: 2-5 triệu đồng
• 31–60 ngày: 5-8 triệu đồng
• 61–90 ngày: 8-15 triệu đồng
• Trên 90 ngày: 15-25 triệu đồng

Trong trường hợp gian lận, trốn thuế, doanh nghiệp còn có thể bị xử lý hình sự theo Điều 200 Bộ luật Hình sự 2015, sửa đổi 2017.

Giải pháp cho doanh nghiệp

Để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp có thể:

• Thuê dịch vụ kế toán – thuế chuyên nghiệp để được hỗ trợ trọn gói.
• Sử dụng phần mềm kế toán và kê khai điện tử.
• Thường xuyên cập nhật quy định về hồ sơ báo cáo thuế để tránh vi phạm.

Kết luận

Qua bài viết, chúng ta đã phân tích chi tiết hồ sơ báo cáo thuế gồm những gì, thành phần hồ sơ báo cáo thuế, thủ tục lập hồ sơ báo cáo thuế và các quy định pháp luật mới nhất năm 2025. Có thể thấy, việc chuẩn bị đầy đủ và nộp đúng hạn không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh rủi ro về xử phạt.

Nếu bạn vẫn còn băn khoăn về báo cáo thuế cần những giấy tờ gì hoặc cần hỗ trợ trực tiếp trong việc lập và nộp hồ sơ, hãy liên hệ ngay với Luật và Kế toán An Khang  qua hotline 0936 149 833 để được tư vấn miễn phí và giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn.