Bạn đã tìm hiểu, cân nhắc và quyết định thuê ngoài dịch vụ kế toán. Gánh nặng về sổ sách, báo cáo và các thủ tục thuế phức tạp dường như đã được trút bỏ, cho phép bạn tập trung 100% tâm sức vào việc phát triển kinh doanh. Nhưng một câu hỏi quan trọng vẫn còn đó: “Làm sao để biết chắc rằng đối tác kế toán của mình đang thực sự làm tốt công việc của họ?”. Sự im lặng không đồng nghĩa với ổn thỏa, và những sai sót ngầm có thể dẫn đến những rủi ro lớn trong tương lai. Bài viết này của Luật và Kế toán An Khang sẽ cung cấp cho bạn 5 phương pháp, 5 “bài kiểm tra” hiệu quả để bạn có thể tự mình đánh giá chất lượng dịch vụ kế toán thuế đang thuê, đảm bảo mỗi đồng chi phí bạn bỏ ra đều xứng đáng.
Kiểm Soát Tính Chính Xác và Tuân Thủ Pháp Luật
Đây là yếu tố nền tảng, là giá trị cốt lõi nhất mà một dịch vụ kế toán phải mang lại. Một hệ thống sổ sách không chính xác, không tuân thủ pháp luật còn nguy hiểm hơn cả việc không có kế toán. Việc kiểm tra định kỳ tính chính xác sẽ giúp bạn sớm phát hiện các sai lệch, ngăn chặn những rủi ro bị truy thu và phạt thuế nặng nề.
Chất lượng của sổ sách kế toán phải được đo lường dựa trên các quy định pháp luật hiện hành. Mọi nghiệp vụ hạch toán, mọi báo cáo tài chính đều phải tuân thủ nghiêm ngặt Luật Kế toán số 88/2015/QH13 và các Chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS).
Để kiểm tra, bạn có thể áp dụng các phương pháp sau:
- Kiểm tra chéo ngẫu nhiên (Random Cross-check): Hàng tháng, hãy yêu cầu kế toán cung cấp Bảng cân đối tài khoản (hoặc Sổ chi tiết một tài khoản nào đó, ví dụ: tiền mặt, chi phí bán hàng) và đối chiếu ngẫu nhiên 3-5 nghiệp vụ với hóa đơn, chứng từ gốc. Hãy đảm bảo số tiền và nội dung trên sổ sách khớp 100% với chứng từ thực tế.
- Đặt câu hỏi về cơ sở hạch toán: Chọn một nghiệp vụ chi phí và hỏi kế toán của bạn: “Tại sao chi phí này lại được hạch toán vào tài khoản này?” hoặc “Cơ sở nào để xác định chi phí này là hợp lệ?”. Một kế toán viên giỏi phải giải thích được logic hạch toán dựa trên các quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC (hoặc TT 133) và các điều kiện về chi phí được trừ của Thông tư 96/2015/TT-BTC.
- Rà soát tính logic của báo cáo: Đọc lướt các báo cáo tài chính. Có dấu hiệu bất thường nào không? Ví dụ: Doanh thu âm, hàng tồn kho âm, các khoản phải thu/phải trả có số dư vô lý… Đây là những lỗi sai cơ bản cho thấy sự cẩu thả trong quá trình làm việc.
Bạn không cần phải là một chuyên gia kế toán để thực hiện các bước kiểm tra này. Việc đặt câu hỏi và kiểm tra đối chiếu định kỳ sẽ tạo ra một cơ chế giám sát hiệu quả, đảm bảo tính chính xác và an toàn cho hệ thống tài chính của bạn.
Đo Lường Tính Kịp Thời và Đúng Hạn
Trong lĩnh vực kế toán – thuế, “đúng hạn” là yêu cầu không có chỗ cho sự thỏa hiệp. Trễ hạn nộp tờ khai, trễ hạn thanh toán các nghĩa vụ với nhà nước đều sẽ tự động dẫn đến các khoản tiền phạt chậm nộp. Do đó, tính kịp thời chính là một trong những thước đo rõ ràng nhất về sự chuyên nghiệp và độ tin cậy của dịch vụ bạn đang sử dụng.
Các thời hạn kê khai, nộp thuế được quy định rất rõ ràng trong Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14. Một dịch vụ chất lượng cao không chỉ nộp đúng hạn, mà phải hoàn thành và nộp trước hạn để có thời gian xử lý nếu có trục trặc.
Bạn có thể kiểm tra tính kịp thời qua các cách sau:
- Yêu cầu bằng chứng đã nộp tờ khai: Đây là cách kiểm tra xác thực nhất. Sau mỗi kỳ báo cáo, hãy yêu cầu kế toán gửi file “Thông báo chấp nhận hồ sơ khai thuế điện tử” được trả về từ hệ thống của Tổng cục Thuế. File này ghi rõ tên tờ khai, kỳ báo cáo và thời gian cơ quan thuế chấp nhận hồ sơ.
- Theo dõi lịch nộp các báo cáo quan trọng: Ghi chú lại các hạn chót quan trọng (ví dụ: hạn nộp tờ khai GTGT quý, hạn nộp tiền thuế TNDN tạm tính…) và đối chiếu với thông báo của bên dịch vụ.
- Đánh giá thời gian gửi báo cáo nội bộ: Dịch vụ có cam kết gửi báo cáo quản trị vào ngày 5 hàng tháng không? Họ có thực hiện đúng cam kết đó không, hay thường xuyên trễ hẹn với nhiều lý do?
Tính kịp thời là một chỉ số KPI (Key Performance Indicator) đơn giản nhưng cực kỳ mạnh mẽ. Một dịch vụ luôn đúng hạn cho thấy họ có một quy trình làm việc khoa học, tôn trọng khách hàng và có năng lực quản lý công việc tốt.
Xem thêm: Tổng Hợp Các Dịch Vụ Công Ty Kế Toán
Đánh Giá Chất Lượng Tư Vấn và Sự Chủ Động
Sự khác biệt lớn nhất giữa một dịch vụ kế toán tầm trung và một dịch vụ kế toán chất lượng cao nằm ở vai trò tư vấn. Nếu kế toán của bạn chỉ im lặng nhận chứng từ và trả về các tờ khai thuế, bạn đang bỏ lỡ phần giá trị nhất. Một đối tác thực thụ phải là một cố vấn chủ động, người giúp bạn nhìn ra rủi ro và tận dụng các cơ hội tài chính.
Một dịch vụ kế toán thuê ngoài chất lượng không chỉ ghi nhận những gì đã xảy ra, họ còn giúp bạn định hướng những gì nên làm trong tương lai. Năng lực tư vấn của họ được xây dựng trên nền tảng kiến thức sâu rộng về hệ thống pháp luật thuế.
Hãy đánh giá chất lượng tư vấn của họ qua những biểu hiện sau:
- Họ có chủ động cảnh báo rủi ro không? Trong tháng, họ có bao giờ gọi điện hoặc email cho bạn để cảnh báo: “Anh/chị ơi, hóa đơn đầu vào này không hợp lệ, cần yêu cầu bên bán xuất lại” hay “Khoản chi này có nguy cơ không được tính là chi phí được trừ, mình cần bổ sung chứng từ này…” không?
- Họ có đề xuất các giải pháp tối ưu không? Họ có bao giờ gợi ý các giải pháp chiến lược như: “Chúng ta nên xây dựng quy chế lương, thưởng và công tác phí để tối ưu thuế TNCN cho nhân viên và hợp thức hóa chi phí cho công ty” không?
- Họ có giải thích thay vì chỉ báo cáo không? Khi gửi cho bạn Báo cáo kết quả kinh doanh, họ có kèm theo một vài dòng phân tích ngắn gọn về các chỉ số quan trọng, ví dụ: “Tháng này biên lợi nhuận gộp giảm do giá vốn tăng, anh/chị nên kiểm tra lại khâu nhập hàng” không?
Nếu kế toán của bạn không bao giờ đưa ra lời khuyên hay cảnh báo nào, đó là một dấu hiệu đáng báo động. Một dịch vụ chất lượng cao phải là người gác cổng tài chính, chủ động bảo vệ lợi ích và hỗ trợ sự phát triển của doanh nghiệp bạn.
Xem thêm: Kê khai và nộp thuế GTGT: Hướng dẫn A-Z từ chuyên gia
Phân Tích Hệ Thống Báo Cáo và Chất Lượng Giao Tiếp
Thông tin là mạch máu của quản trị. Chất lượng, sự rõ ràng của hệ thống báo cáo và hiệu quả của kênh giao tiếp sẽ quyết định mức độ bạn nắm bắt và kiểm soát tình hình tài chính của công ty. Một dịch vụ kế toán chuyên nghiệp phải là người cung cấp thông tin một cách minh bạch, kịp thời và dễ hiểu.
Việc lập và nộp báo cáo cho cơ quan thuế là nghĩa vụ cơ bản. Chất lượng dịch vụ được thể hiện ở những báo cáo và thông tin “cộng thêm” mà họ cung cấp cho bạn, dựa trên nguyên tắc “trung thực, khách quan, đầy đủ, kịp thời” của Luật Kế toán.
Hãy đánh giá qua các tiêu chí sau:
- Sự đa dạng và hữu ích của báo cáo: Ngoài các tờ khai thuế, bạn có thường xuyên nhận được các báo cáo quản trị thiết thực không? Tối thiểu phải có: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (lãi-lỗ) hàng tháng, Báo cáo công nợ phải thu, phải trả. Tốt hơn nữa là có Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
- Sự rõ ràng, dễ hiểu: Các báo cáo họ gửi có được trình bày gọn gàng, dễ đọc không? Quan trọng hơn, họ có sẵn lòng giải thích ý nghĩa các con số cho bạn – một người không có chuyên môn về kế toán – hay không?
- Chất lượng và tốc độ phản hồi: Khi bạn có một câu hỏi, họ trả lời trong bao lâu? Câu trả lời có đi thẳng vào vấn đề, giải quyết được thắc mắc của bạn không?
- Tính nhất quán trong giao tiếp: Bạn có được làm việc với một chuyên viên phụ trách cố định, người hiểu rõ về đặc thù kinh doanh của bạn không, hay liên tục bị chuyển cho nhiều người khác nhau?
Ví dụ: Dịch vụ kế toán của công ty E hàng tháng đều gửi một email tóm tắt các chỉ số tài chính quan trọng (doanh thu, lợi nhuận gộp, tổng chi phí…) kèm theo báo cáo chi tiết, giúp giám đốc chỉ cần 5 phút là nắm được toàn bộ tình hình kinh doanh tháng qua.
Quan Sát Quy Trình Làm Việc, Tổ Chức và Tính Bảo Mật
Cách một công ty tổ chức công việc và quy trình của họ phản ánh trực tiếp sự chuyên nghiệp và chất lượng dịch vụ. Một quy trình làm việc hỗn loạn, thiếu khoa học không chỉ gây phiền toái, mất thời gian mà còn là mầm mống cho những sai sót và rủi ro thất lạc, rò rỉ thông tin quan trọng.
Một quy trình làm việc hiệu quả cần tận dụng công nghệ và phải được xây dựng một cách khoa học. Các quy định về hóa đơn điện tử tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP cũng thúc đẩy việc số hóa quy trình. Đồng thời, tính bảo mật dữ liệu khách hàng là một nghĩa vụ bắt buộc, tuân thủ các nguyên tắc chung của Luật An ninh mạng.
Hãy quan sát và đánh giá các khía cạnh sau:
- Quy trình bàn giao chứng từ: Quy trình có đơn giản, nhất quán và khoa học không? (Ví dụ: Tất cả chứng từ được upload lên một thư mục Google Drive/OneDrive chung, được sắp xếp theo tháng). Hay là một mớ hỗn độn, lúc thì gửi qua Zalo, lúc thì email, lúc thì ảnh chụp mờ nhòe?
- Sự ngăn nắp, có tổ chức: Họ có thường xuyên hỏi lại những chứng từ bạn đã gửi không? Việc liên tục hỏi lại những thông tin cũ là một dấu hiệu đỏ cho thấy quy trình lưu trữ và tổ chức công việc của họ có vấn đề.
- Tính bảo mật: Hãy hỏi họ về cách dữ liệu kế toán của bạn được lưu trữ và bảo mật. Dữ liệu có được sao lưu (backup) định kỳ không? Ai có quyền truy cập vào dữ liệu này?
Ví dụ: Công ty F cung cấp cho mỗi khách hàng một tài khoản trên hệ thống cloud của họ. Khách hàng chỉ cần upload hóa đơn vào đúng thư mục, hệ thống sẽ tự động ghi nhận và kế toán viên sẽ xử lý. Mọi thứ minh bạch, an toàn và có thể truy vết dễ dàng.
Kết luận
Việc kiểm tra chất lượng dịch vụ kế toán thuế thuê ngoài không phải là hành động “soi mói” hay thiếu tin tưởng. Đó là một hoạt động quản trị cần thiết để đảm bảo doanh nghiệp của bạn đang được bảo vệ và hỗ trợ một cách tốt nhất. Bằng cách định kỳ thực hiện 5 bài kiểm tra trên – từ Tính chính xác, Kịp thời, Chất lượng tư vấn, Hệ thống báo cáo đến Quy trình làm việc – bạn có thể xây dựng một mối quan hệ đối tác ngày càng vững chắc và hiệu quả. Một dịch vụ kế toán chất lượng sẽ không ngần ngại, thậm chí còn hoan nghênh sự giám sát này vì đó là cơ hội để họ chứng minh giá trị của mình.
Nếu bạn cảm thấy dịch vụ hiện tại chưa đáp ứng được các tiêu chí trên, hoặc đang tìm kiếm một đối tác kế toán chuyên nghiệp, minh bạch và luôn chủ động, hãy nhấc máy và gọi ngay cho Luật và Kế toán An Khang qua đường dây nóng 0936 149 833. Chúng tôi sẵn sàng chứng minh chất lượng dịch vụ của mình!
