Giao phó sổ sách kế toán và các nghĩa vụ thuế cho một đơn vị bên ngoài cũng giống như việc chọn một bác sĩ cho “sức khỏe tài chính” của doanh nghiệp bạn. Một lựa chọn sai lầm không chỉ gây ra những thiệt hại tài chính qua các khoản phạt và truy thu thuế, mà còn có thể làm gián đoạn hoạt động kinh doanh, bào mòn tâm sức của người lãnh đạo. Giữa hàng trăm lời quảng cáo, làm thế nào để tìm được một Công ty TNHH dịch vụ kế toán uy tín thực sự, một đối tác tin cậy để đồng hành?
Đừng lo lắng, bài viết này của Luật và Kế toán An Khang sẽ cung cấp cho bạn 5 tiêu chí Vàng, một bộ lọc sắc bén giúp bạn tự tin đưa ra quyết định sáng suốt nhất.
Kiểm tra Năng Lực Pháp Lý và Tính Chính Danh của Công ty
Đây là bước sàng lọc đầu tiên và tuyệt đối không thể bỏ qua. Trước khi xem xét đến chuyên môn hay giá cả, bạn phải chắc chắn rằng mình đang làm việc với một thực thể kinh doanh hợp pháp, được nhà nước cấp phép hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ kế toán. Giao phó tài chính cho một công ty “ma” hay một cá nhân làm việc tự do không có đăng ký kinh doanh là rủi ro pháp lý lớn nhất mà bạn có thể gặp phải.
Một đơn vị uy tín phải minh bạch về tư cách pháp nhân của mình. Theo Điều 57 của Luật Kế toán số 88/2015/QH13, đơn vị kinh doanh dịch vụ kế toán phải được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là họ phải là một công ty được thành lập hợp pháp, không phải là một nhóm hay cá nhân tự phát.
Để kiểm tra, bạn hãy thực hiện các bước sau:
- Yêu cầu cung cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Kiểm tra xem trên giấy phép có đăng ký ngành nghề “Hoạt động dịch vụ kế toán” hay không.
- Tra cứu thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: Chỉ cần nhập mã số thuế hoặc tên công ty, bạn có thể kiểm tra được toàn bộ thông tin về ngày thành lập, địa chỉ, người đại diện pháp luật và ngành nghề kinh doanh đã đăng ký.
- Xác minh địa chỉ vật lý: Một công ty nghiêm túc luôn có địa chỉ văn phòng rõ ràng, công khai. Bạn nên cảnh giác với những đơn vị chỉ cung cấp địa chỉ chung chung hoặc địa chỉ ảo.
- Hỏi về chứng chỉ hành nghề: Theo Điều 56 Luật Kế toán, công ty dịch vụ kế toán phải có ít nhất hai người có chứng chỉ hành nghề kế toán. Đừng ngần ngại hỏi về điều này, nó thể hiện năng lực chuyên môn và sự tuân thủ pháp luật của họ.
Ví dụ cụ thể: Công ty A quảng cáo rầm rộ trên mạng xã hội với giá cực rẻ. Tuy nhiên, khi bạn yêu cầu xem giấy phép kinh doanh, họ lại ngập ngừng. Bạn tự tra cứu mã số thuế của họ và phát hiện công ty này chỉ đăng ký ngành nghề “Tư vấn quản lý”, hoàn toàn không có chức năng cung cấp dịch vụ kế toán. Đây chính là dấu hiệu rủi ro pháp lý đầu tiên cần phải tránh xa.
Xem thêm: Công ty kế toán dịch vụ là gì? Khác gì với kế toán nội bộ?
Rà Soát Kỹ Lưỡng Cam Kết Trách Nhiệm Trong Hợp Đồng
Sau khi đã xác thực được tư cách pháp nhân, tiêu chí quan trọng tiếp theo chính là cam kết trách nhiệm. Lời nói hay những lời hứa hẹn suông không có giá trị pháp lý. Một công ty dịch vụ kế toán uy tín sẽ không ngần ngại đặt bút ký vào một bản hợp đồng với các điều khoản trách nhiệm rõ ràng, đặc biệt là trách nhiệm bồi thường khi có sai sót xảy ra.
Hợp đồng dịch vụ kế toán chính là văn bản pháp lý cao nhất ràng buộc quyền và nghĩa vụ của hai bên. Theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015, các thỏa thuận trong hợp đồng có giá trị thi hành. Do đó, bạn cần đặc biệt chú ý đến điều khoản về bồi thường thiệt hại.
Trước khi ký hợp đồng, hãy đảm bảo bạn trả lời được những câu hỏi sau:
- Hợp đồng có điều khoản “Trách nhiệm bồi thường thiệt hại” không? Điều khoản này phải quy định rõ: nếu sai sót trong nghiệp vụ của bên cung cấp dịch vụ (ví dụ: hạch toán sai, nộp tờ khai chậm, tư vấn sai) dẫn đến việc doanh nghiệp bị cơ quan thuế phạt hoặc truy thu, thì bên cung cấp dịch vụ sẽ phải chịu trách nhiệm.
- Mức độ bồi thường là bao nhiêu? Một cam kết mạnh mẽ và sòng phẳng thường là “chịu trách nhiệm bồi hoàn 100% các khoản tiền phạt phát sinh do lỗi của bên cung cấp dịch vụ”.
- Cam kết có rõ ràng, cụ thể không? Tránh những câu chữ chung chung như “sẽ có trách nhiệm hỗ trợ” hay “cùng nhau giải quyết”. Nghĩa vụ của đơn vị dịch vụ kế toán là phải chịu trách nhiệm về chuyên môn của mình, như đã được nêu tại Điều 58 Luật Kế toán.
Ví dụ cụ thể: Hợp đồng của công ty B có một điều khoản ghi rõ: “Bên B (công ty kế toán) cam kết chịu trách nhiệm bồi hoàn toàn bộ và vô điều kiện các khoản tiền phạt, tiền chậm nộp phát sinh mà nguyên nhân được xác định là do lỗi nghiệp vụ hoặc sự chậm trễ của Bên B gây ra”. Đây chính là một cam kết đanh thép, thể hiện sự tự tin vào chất lượng dịch vụ và sự uy tín của công ty.
Xem thêm: Dịch vụ báo cáo tài chính chuyên nghiệp
Đánh Giá Năng Lực Chuyên Môn và Kinh Nghiệm Thực Tế
Pháp lý đầy đủ và hợp đồng chặt chẽ là điều kiện cần, nhưng năng lực chuyên môn và kinh nghiệm thực chiến mới là điều kiện đủ để tạo nên một dịch vụ kế toán chất lượng. Kế toán không phải là công việc áp dụng một công thức cho tất cả. Mỗi ngành nghề, mỗi loại hình doanh nghiệp đều có những đặc thù riêng mà chỉ có kinh nghiệm thực tế mới có thể xử lý trôi chảy.
Năng lực chuyên môn của một công ty kế toán thể hiện ở sự am hiểu sâu sắc và khả năng cập nhật liên tục một hệ thống văn bản pháp luật phức tạp, bao gồm Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, Luật Kế toán, và hàng loạt các Thông tư, Nghị định hướng dẫn.
Để đánh giá năng lực này, bạn nên chủ động “phỏng vấn” họ bằng những câu hỏi sau:
- Về kinh nghiệm ngành: “Công ty anh/chị đã có kinh nghiệm phục vụ các khách hàng trong lĩnh vực [Xây dựng/Sản xuất/Nhà hàng/TMĐT…] của chúng tôi chưa? Những khó khăn đặc thù của ngành này về mặt kế toán là gì?”
- Về kinh nghiệm xử lý vấn đề: “Anh/chị có thể chia sẻ một trường hợp giải trình quyết toán thuế phức tạp mà công ty đã xử lý thành công không?” Câu trả lời sẽ cho thấy chiều sâu kinh nghiệm của họ.
- Về khả năng cập nhật kiến thức: “Công ty có quy trình nào để đảm bảo đội ngũ nhân sự luôn cập nhật các chính sách thuế mới nhất không?”
Ví dụ cụ thể: Một doanh nghiệp trong ngành xây dựng có rất nhiều vấn đề phức tạp như hạch toán theo công trình, chi phí nhân công không thường xuyên, xuất hóa đơn theo tiến độ… Một công ty kế toán chỉ quen làm cho các doanh nghiệp thương mại đơn thuần sẽ rất lúng túng và dễ mắc sai sót. Ngược lại, một đơn vị có kinh nghiệm trong ngành xây dựng sẽ xử lý các vấn đề này một cách nhanh chóng và chính xác.
Xem thêm: Doanh nghiệp nào nên sử dụng công ty kế toán dịch vụ?
Chú Trọng Sự Tận Tâm và Vai Trò Tư Vấn Chủ Động
Sự khác biệt giữa một công ty kế toán “tốt” và một công ty kế toán “xuất sắc” nằm ở vai trò tư vấn. Một công ty tốt sẽ hoàn thành đúng và đủ các công việc được giao. Nhưng một công ty xuất sắc sẽ trở thành một người cố vấn tận tâm, chủ động đưa ra lời khuyên, cảnh báo rủi ro và đồng hành cùng sự phát triển của doanh nghiệp bạn.
Doanh nghiệp SME không chỉ cần một người nhập liệu, họ cần một “hoa tiêu” cho con đường tài chính. Một công ty dịch vụ kế toán uy tín sẽ thể hiện sự tận tâm của mình qua những hành động cụ thể.
Hãy quan sát và đánh giá họ qua những dấu hiệu sau:
- Chủ động tư vấn tối ưu thuế: Ngay từ khi tiếp nhận hồ sơ, họ có phân tích và đưa ra các gợi ý giúp bạn xây dựng hệ thống chi phí hợp lý, hợp lệ để tối ưu số thuế phải nộp không? Việc tư vấn này phải dựa trên nền tảng kiến thức vững chắc về các quy định như Thông tư 96/2015/TT-BTC về chi phí được trừ.
- Cảnh báo rủi ro kịp thời: Khi nhận được một hóa đơn không hợp lệ, họ có lập tức cảnh báo và hướng dẫn bạn cách xử lý không, hay chỉ im lặng hạch toán và để rủi ro lại cho bạn?
- Thái độ phục vụ và tốc độ phản hồi: Khi bạn có thắc mắc, họ có trả lời nhanh chóng, giải thích cặn kẽ và dễ hiểu không? Sự nhiệt tình và kiên nhẫn trong giao tiếp là một dấu hiệu quan trọng của sự tận tâm.
- Giúp bạn “nói chuyện” với những con số: Họ có sẵn lòng ngồi lại giải thích cho bạn ý nghĩa của các chỉ số trên báo cáo tài chính, giúp bạn nắm bắt tình hình kinh doanh tốt hơn không?
Ví dụ cụ thể: Thay vì chỉ im lặng nhận chứng từ cuối tháng, kế toán của công ty C chủ động gọi cho khách hàng: “Anh ơi, hóa đơn tiền tiếp khách này trên 20 triệu nhưng công ty mình lại thanh toán bằng tiền mặt, như vậy sẽ không được tính vào chi phí hợp lệ đâu ạ. Lần sau với các khoản này mình phải chuyển khoản anh nhé.” Sự chủ động nhỏ này có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm hàng triệu đồng tiền thuế.
Xem thêm: Cách tối ưu chi phí khi thuê công ty kế toán dịch vụ
Yêu Cầu Báo Giá Dịch Vụ Minh Bạch và Đánh Giá Sự Hợp Lý
Cuối cùng, sau khi đã hài lòng với cả 4 tiêu chí trên, vấn đề chi phí sẽ được đặt lên bàn cân. Tuy nhiên, đừng để “giá rẻ” trở thành yếu tố quyết định duy nhất. Một báo giá minh bạch, chi tiết và một mức phí hợp lý tương xứng với chất lượng và phạm vi cam kết mới là điều bạn nên tìm kiếm.
Thị trường có rất nhiều lời mời chào dịch vụ kế toán “giá siêu rẻ”, nhưng bạn cần hết sức cảnh giác. Mức giá quá thấp thường đi kèm với việc cắt giảm chất lượng: sử dụng kế toán viên ít kinh nghiệm, một người phải phụ trách quá nhiều công ty, bỏ qua khâu kiểm tra, rà soát và không có cam kết trách nhiệm.
Một báo giá chuyên nghiệp cần phải:
- Chi tiết và rõ ràng: Bảng báo giá phải liệt kê cụ thể các hạng mục công việc sẽ thực hiện hàng tháng, hàng quý và cuối năm.
- Cam kết không phát sinh chi phí ẩn: Hỏi rõ ràng: “Ngoài mức phí này, có còn bất kỳ khoản phí nào khác không, ví dụ như phí in sổ sách, phí đi lại làm việc với cơ quan thuế…?” Mọi thứ phải được quy định trong hợp đồng dịch vụ, tuân thủ nguyên tắc minh bạch của Bộ luật Dân sự 2015.
- Tương xứng với giá trị mang lại: Đừng so sánh mức giá một cách cơ học. Hãy đặt câu hỏi: Với mức phí đó, tôi nhận lại được những gì? Tôi có nhận được sự an tâm từ cam kết bồi thường không? Tôi có nhận được những lời tư vấn giá trị không?
Ví dụ cụ thể: Công ty X báo giá chỉ 500.000 VNĐ/tháng nhưng hợp đồng không có điều khoản bồi thường. Công ty Y báo giá 1.500.000 VNĐ/tháng nhưng đi kèm cam kết chịu trách nhiệm 100% và có một đội ngũ chuyên gia sẵn sàng tư vấn. Rõ ràng, mức phí của công ty Y tuy cao hơn nhưng sự an toàn và giá trị mang lại lớn hơn rất nhiều so với rủi ro mà mức giá rẻ của công ty X có thể gây ra.
Kết luận
Việc chọn một Công ty TNHH dịch vụ kế toán uy tín là một trong những quyết định đầu tư quan trọng nhất của một doanh nghiệp mới thành lập. Bằng cách áp dụng 5 tiêu chí Vàng trên – từ việc kiểm tra Năng lực pháp lý, xem xét Cam kết trách nhiệm, đánh giá Kinh nghiệm chuyên môn, cảm nhận Sự tận tâm tư vấn cho đến việc phân tích Báo giá hợp lý – bạn hoàn toàn có thể tìm được một đối tác chiến lược thực sự. Một công ty kế toán tốt sẽ là hậu phương tài chính vững chắc, giúp bạn tự tin tập trung vào việc phát triển kinh doanh và chinh phục các mục tiêu lớn hơn.
Đừng để những lo lắng về kế toán-thuế làm chậm bước tiến của bạn. Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác hội tụ đủ cả 5 tiêu chí trên, hãy nhấc máy và gọi ngay cho Luật và Kế toán An Khang qua đường dây nóng 0936 149 833 để được tư vấn một giải pháp toàn diện và chuyên nghiệp nhất.
