Pháp Luật Doanh Nghiệp

Thủ Tục Mở Văn Phòng Đại Diện Tại Nước Ngoài: Hướng Dẫn Chi Tiết và Toàn Diện

Thành lập văn phòng đại diện là bước đệm quan trọng để doanh nghiệp tiếp cận thị trường nước ngoài, xúc tiến thương mại và tìm kiếm cơ hội hợp tác đầu tư. Tuy nhiên, thủ tục mở văn phòng đại diện tại nước ngoài liên quan đến nhiều quy định pháp lý phức tạp. Bài viết này của Luật  và kế toán An Khang sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết và phân tích chuyên sâu về vấn đề này, giúp bạn thực hiện thành công chiến lược vươn ra thế giới.

Điều kiện để doanh nghiệp Việt Nam được mở văn phòng đại diện ở nước ngoài

Theo Luật Đầu tư 2020 và Nghị định 31/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp Việt Nam được mở văn phòng đại diện ở nước ngoài khi đáp ứng các điều kiện sau:

  • Có ĐKKD hợp pháp tại VN: DN phải được thành lập và hoạt động theo đúng quy định.
  • Có năng lực tài chính và kinh nghiệm quản lý để mở và duy trì hoạt động của văn phòng đại diện: Doanh nghiệp cần chứng minh được khả năng tài chính của mình thông qua BCTC và các tài liệu liên quan.
  • Mục đích mở văn phòng đại diện phù hợp với quy định của pháp luật: Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện các hoạt động như xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường, liên lạc với đối tác… mà không được phép trực tiếp kinh doanh.
  • Tuân thủ quy định của pháp luật nước ngoài về việc mở văn phòng đại diện: Mỗi quốc gia sẽ có những quy định riêng về điều kiện, thủ tục và hoạt động của văn phòng đại diện, tức là việc lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó. Doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ pháp luật của nước sở tại trước khi tiến hành thành lập.

Ngoài các điều kiện trên, doanh nghiệp cũng cần cân nhắc một số yếu tố khác như:

  • Mục tiêu kinh doanh: Mở văn phòng đại diện để làm gì? Xúc tiến thương mại, tìm kiếm đối tác, hay nghiên cứu thị trường?
  • Thị trường mục tiêu: Khảo sát, tiếp cận thị trường nước ngoài? Có tiềm năng phát triển hay không?
  • Chi phí và nguồn lực: Bạn có đủ nguồn lực tài chính và nhân sự để duy trì hoạt động của văn phòng đại diện hay không?
  • Rủi ro và thách thức: lường trước những rủi ro có thể phát sinh khi mở văn phòng đại diện ở nước ngoài, ví dụ như: rào cản ngôn ngữ, văn hóa, pháp lý…

Tìm hiểu thêm tại: Văn phòng đại diện – cánh tay nối dài của doanh nghiệp 2024

Hồ sơ cần chuẩn bị để xin cấp phép mở văn phòng đại diện

Hồ sơ cần chuẩn bị để xin cấp phép mở văn phòng đại diện
Hồ sơ cần chuẩn bị để xin cấp phép mở văn phòng đại diện

Để xin cấp phép mở văn phòng đại diện tại nước ngoài, doanh nghiệp Việt Nam cần chuẩn bị hồ sơ sau:

  • Thông báo về việc lập văn phòng đại diện ở nước ngoài (Phụ lục II-8, Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT)
  • Bản sao Chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền.
  • Quyết định về việc mở văn phòng đại diện của DN
  • Bản sao CMND/CCCD của người đứng đầu văn phòng đại diện: Có chứng thực.
  • BCTC  trong 03 năm gần nhất: Để chứng minh năng lực tài chính của DN.
  • Giấy tờ chứng minh hoạt động của DN trong lĩnh vực liên quan (nếu có).
  • Văn bản ủy quyền (nếu có).

Lưu ý:

  • Tất cả các giấy tờ bằng tiếng Việt cần được dịch sang ngôn ngữ của nước sở tại và được hợp pháp hóa lãnh sự.
  • Một số quốc gia có thể yêu cầu thêm một số giấy tờ khác.

Quy trình xin giấy phép mở văn phòng đại diện tại nước ngoài

Quy trình xin cấp giấy phép mở văn phòng đại diện tại nước ngoài gồm các bước sau:

  • Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ.
  • Bước 2: Nộp hồ sơ tại Cơ quan đại diện VN ở nước ngoài (Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán). Thời hạn nộp ” Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày chính thức lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính”
  • Bước 3: Cơ quan đại diện sẽ kiểm tra hồ sơ và chuyển đến cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
  • Bước 4: Cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài sẽ tiến hành thẩm định hồ sơ và thực hiện các thủ tục cấp phép theo quy định của pháp luật nước đó.
  • Bước 5: Được cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài.

Thời gian để giải quyết hồ sơ của DN sẽ dựa vào điều lệ, quy định của từng quốc gia khác nhau (thông thường sẽ mất từ vài tuần đến vài tháng).

Sau khi được cấp phép, văn phòng đại diện có thể sẽ phải thực hiện một số thủ tục theo quy định của nước sở tại.

Ví dụ:

Công ty Anye muốn mở văn phòng đại diện tại Singapore. DN cần phải chuẩn bị thủ tục và nộp hồ sơ tại Đại sứ quán Việt Nam tại Singapore. Đại sứ quán sẽ chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền của Singapore để xét duyệt, thẩm định. Nếu hồ sơ đạt yêu cầu, Công ty Anye sẽ được cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại Singapore.

Các hoạt động mà văn phòng đại diện được phép thực hiện
Các hoạt động mà văn phòng đại diện được phép thực hiện

Các hoạt động mà văn phòng đại diện được phép thực hiện

Phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện bị hạn chế theo quy định của pháp luật Việt Nam và pháp luật nước ngoài.

Theo Luật Đầu tư 2020, văn phòng đại diện chỉ được thực hiện:

  • Xúc tiến thương mại: Quảng bá hình ảnh sản phẩm, dịch vụ của DN tại thị trường nước ngoài.
  • Nghiên cứu thị trường: Khảo sát khách hàng và thị trường, đối thủ cạnh tranh,…
  • Làm liên lạc cho doanh nghiệp: Giao dịch với đối tác nước ngoài, ký kết các văn bản ghi nhớ, thỏa thuận hợp tác…
  • Ngoài ra DN phải thực hiện các hoạt động khác theo quy định tại nước sở tại.

Văn phòng đại diện không được phép thực hiện các hoạt động kinh doanh trực tiếp như mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký kết hợp đồng kinh tế…

Bạn có thể chưa biết: Mẫu Đăng Ký Thành Lập Chi Nhánh Công Ty 2024 Mới Nhất

Mở văn phòng đại diện tại nước ngoài là một bước đi quan trọng để doanh nghiệp Việt Nam mở rộng thị trường và phát triển hoạt động kinh doanh quốc tế. Nếu bạn cần tư vấn chi tiết hơn về thủ tục mở văn phòng đại diện tại nước ngoài hoặc các vấn đề pháp lý liên quan đến đầu tư và kinh doanh quốc tế, hãy liên hệ với Luật và Kế toán An Khang qua hotline 0936 149 833.

5/5 - (100 votes)

Lê Khắc Dũng

Thạc sĩ Luật Lê Khắc Dũng, chuyên gia pháp lý doanh nghiệp giàu kinh nghiệm, sở hữu kiến thức chuyên sâu về thành lập doanh nghiệp, bảo hộ nhãn hiệu và thuế. Cùng Luật An Khang, chúng tôi cung cấp dịch vụ pháp lý doanh nghiệp toàn diện, giúp Doanh nghiệp Việt vượt qua mọi thử thách pháp lý về thành lập doanh nghiệp.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *